Aperçu de l'intégration

Microsoft SharePoint, une plate-forme Web de gestion des documents et de collaboration, permet la création de sites Web qui facilitent la contribution et la collaboration de même que le suivi d'immenses volumes de données. Ainsi, SharePoint joue un rôle clé au sein des applications et des plates-formes qui composent le monde de la gestion de contenu de l'entreprise (ECM).

L'intégration des solutions de Sagemcom à SharePoint est réalisée à l'aide du connecteur mis au point par Sagemcom spécifiquement pour permettre l'acheminement des fax, des documents et des données numérisées vers SharePoint.

Fonctionnement du connecteur de Sagemcom pour Microsoft SharePoint

Comme illustré dans la figure 1 ci-dessus, le connecteur logiciel de Sagemcom pour SharePoint accepte des documents (tâches) qui ont été émis par différentes solutions logicielles de Sagemcom (c'est-à-dire XMediusFAX, XMediusDOC Capture Express, XMediusDOC Content Enterprise) ou par des sources génériques (c'est-à-dire des appareils multifonctions), et publie ces documents vers une destination configurable dans un site Microsoft SharePoint existant (une liste ou une bibliothèque).

Par ailleurs, la figure 2 ci-dessus illustre diverses sources logicielles et matérielles qui produisent un document doté d'attributs (également appelés métadonnées), que l'on trouve parfois dans un fichier séparé lié au document source (voir l'étape 1). Le document et les métadonnées associées sont désignés comme étant une « tâche ». La tâche est livrée au connecteur SharePoint par l'application ou l'appareil source, qui la place (à l'étape 2) dans un dossier prédéfini qui sera interrogé par le connecteur. La tâche est ensuite acheminée par le connecteur SharePoint vers une destination SharePoint selon les règles définies et établies dans le connecteur (voir l'étape 3).

La figure 3 illustre l'interface Web du connecteur SharePoint (avec le tableau de bord) à partir de laquelle les utilisateurs pourront :

• Réaliser toutes les configurations associées au connecteur (c'est-à-dire les paramètres globaux, les connexions, les applications et appareils sources) ;
• Gérer les éléments de configuration existants ;
• Surveiller toutes les transactions effectuées par le connecteur sur une base quotidienne au cours des 7 derniers jours et prendre des mesures pour toute transaction qui a échoué.

Exigences minimales du système

Pour assurer la cohérence avec les exigences du connecteur SharePoint, les conditions suivantes doivent être respectées :

Applications et appareils sources

Toutes les applications et tous les appareils employés comme sources pour le connecteur SharePoint doivent :

• Etre correctement installés et en état de fonctionnement ;
• Avoir accès au réseau sur lequel le connecteur SharePoint peut être atteint ;
• Avoir la capacité de livrer (déplacer vers le dossier) une tâche (un fichier doté d'attributs).

Hôte du connecteur SharePoint

L'ordinateur hôte sur lequel le connecteur SharePoint est installé doit :

• Etre équipé d'un système d'exploitation Microsoft Windows ;
• Etre accessible à partir de toute application et de tout appareil employé comme source pour le connecteur SharePoint ;
• Avoir accès au réseau sur lequel le serveur SharePoint peut être atteint ;
• Etre équipé d'un navigateur Web pour accéder à l'interface de configuration du connecteur SharePoint (cela s'applique également à tout autre ordinateur utilisé dans le même but).
  Note : utiliser Microsoft Internet Explorer version 7 ou supérieure.

SharePoint Server

Le serveur SharePoint (version 2007 et supérieure) sur lequel les tâches seront envoyées doit :

• Etre correctement installé et en état de fonctionnement ;
• Etre accessible à partir de l'hôte du connecteur SharePoint ;
• Etre configuré (sites, listes, bibliothèques, dossiers et sous-dossiers) pour permettre la réception et le stockage de documents par l'intermédiaire du connecteur.

Avantages de l'intégration du connecteur Sagemcom à Microsoft SharePoint

1. Réduction des coûts :

• Elimine les étapes manuelles associées à la saisie de données, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser de l'argent.
• Réduit le coût total de possession en optimisant les investissements SharePoint existants.
• Le point central de convergence des données offert par le serveur SharePoint permet de gagner du temps et d'économiser de l'argent.

2. Sécurité et conformité

• Le contenu transféré vers des sites SharePoint peut être contrôlé, surveillé et vérifié par les utilisateurs autorisés selon la configuration déterminée par l'administrateur informatique du serveur SharePoint.
• Les méthodes d'authentification et de cryptage de SharePoint garantissent que les données créées par les solutions de Sagemcom sont sécurisées.
• La granularité des droits d'accès jusqu'au niveau de l'élément (p. ex., pour les documents individuels) permet de créer des exceptions en donnant un accès temporaire pour un seul document, sans avoir besoin de changer les règles de sécurité globales.

3. Productivité

• SharePoint autorise la consolidation de l'information et permet à ses utilisateurs de donner du sens à d'immenses volumes de données et à la manière dont elles sont présentées.
• SharePoint intègre un moteur de recherche.
• SharePoint peut être personnalisé et doté d'extensions pour développer des flux de travaux personnalisés de manière organique ou par l'ajout d'extensions tierces.

Conclusion

Avec l'adoption croissante de SharePoint par les services informatiques d'organisations situées partout dans le monde dans le but de compléter leur solution de gestion de contenu de l'entreprise (ECM) actuellement en place, ou de créer une solution d'ECM unique, des connecteurs peuvent être nécessaires pour combler le fossé dans le cas d'une fonctionnalité non inhérente à la plate-forme. Dans cet esprit, le connecteur de Sagemcom pour SharePoint offre la possibilité d'adapter facilement l'information des solutions de Sagemcom par l'héritage des métadonnées vers des sites SharePoint en vue du stockage et du traitement ultérieur des données. Les entreprises de toutes tailles peuvent donc optimiser l'interface Web du connecteur afin d'intégrer facilement leurs contenus de fax et de gestion des documents dans le processus de flux des travaux de leur choix.